Laptopvergaderingen: een beter alternatief

‘Schermtijd moet verminderd worden’ is een boodschap die de mensen almaar meer te horen krijgen. Schermtijd wordt terecht ingeruild voor quality time met de familie. Bordspelen komen vanonder het stof en wandelingen in het park zijn terug in opmars. Hoog tijd dus dat ook de bedrijvenwereld deze raad opvolgt. Maar vergaderen zonder laptop? Kan dat wel? U leest er meer over hieronder.
Vergaderen met minder schermtijd Vergaderen met minder schermtijd
Een ‘laptopvergadering’ Een ‘laptopvergadering’

Terwijl de boodschap stilaan binnensijpelt in de privésfeer, blijven bedrijven krampachtig vasthouden aan het ‘laptopvergaderen’. Een ‘laptopvergadering’ is een vergadering waarbij de aanwezigen met een laptop voor hun neus zitten. Vaak wordt daarnaast ook nog een scherm op de muur geprojecteerd. De aandacht wordt met andere worden reeds verdeeld over twee schermen en dan wordt er bovendien verwacht dat de aanwezigen actief mee vergaderen. Op die manier vergt vergaderen onnodig veel energie. Het vermoeit (de ogen) en staat productiviteit in de weg. Doordat de luisteraars zich richten op het scherm in plaats van op de spreker, gaan ze in interne dialoog en verliezen zij zich mogelijk in nodeloze details. 

Echter, niet alleen voor de luisteraar, maar zeker ook voor spreker wordt het gigantisch moeilijk gemaakt om verbinding te maken met mensen die ondertussen achter hun laptop zitten. Een vergadering zou een moment van actief meedenken en niet van passief kijken moeten zijn. Iemand kan niet boeiend vertellen zonder visuele aandacht van de luisteraar. Met andere woorden, het wordt de spreker onmogelijk gemaakt inspirerend te spreken wanneer alle aanwezigen zitten te tikken met hun blik op het scherm. Hierdoor wordt de spreker - die maar geen oogcontact krijg - op zijn beurt onzeker. Bijgevolg wordt de kernboodschap niet optimaal overgebracht door de spreker noch ontvangen door de luisteraar.

De oplossing?
Hoe kunt u nu het concentratievermogen verhogen tijdens een vergadering? Het antwoord is verbinding. Als leider van een vergadering wordt het u onmogelijk gemaakt verbinding te maken met de aanwezigen wanneer iedereen voortdurend naar een scherm zit te kijken. 

Wat kunt u implementeren bij het organiseren van uw volgende vergadering? Stuur van te voren de Powerpoint door naar uw medewerkers. Op die manier kunnen uw toehoorders alvast even de content doornemen, zodat ze tijdens de vergadering gericht kunnen luisteren (zonder scherm) naar de spreker. Verbinding wordt terug mogelijk gemaakt en uw vergadering zal vlotter, efficiënter en productiever verlopen.

Wilt u als spreker genieten en verbinding maken met uw publiek? Wilt u een impactvolle boodschap (over)brengen? Volg dan onze workshop “Van Spreekangst naar Spreekdurf” op 11 en 12 februari.

Verbinding tijdens de vergadering Verbinding tijdens de vergadering
spreken en presenteren zonder stress

Dag Johanna, 

Hieronder kan je mijn tekst vinden die ik heb voorbereid. Ik heb mijn verhaal opgeschreven vanuit mijn eigen beleving, weliswaar wat ingekort (want het is nu al zeer lang :)). ik heb hier niet te lang over nagedacht en gewoon onmiddellijk opgeschreven vanuit mijn gevoel. 

Het is in orde voor mij om mijn verhaal op de website of socials te publiceren, maar dan wel onder een pseudoniem.

Iets meer dan twee jaar geleden, 24 jaar oud.
De wereld lag aan mijn voeten.
Ik was avontuurlijk, sociaal, ik kwam net terug van een jaar studeren in het buitenland en ik begon mijn eerste job als advocaat.
Voor de eerste keer in toga, mijn eed afgelegd en een mooie positie in één van de meest prestigieuze kantoren in de Benelux.
Ik hoor mensen al denken: ze heeft het allemaal.
Ik had de drang om het goed te doen, wilde mezelf bewijzen en ging totaal over mijn eigen grenzen heen.

Een beetje stress op zo’n eerste job? Dat is toch normaal?
Maar al snel evolueerde mijn ‘herkenbare’ stress in paniek.
Een doodgewone meeting op kantoor met collega’s?
Ik voelde mijn hart bonzen tot in mijn keel, begon te zweten en mijn handen beefden zo hard dat ik totaal verlamde.
Dat laatste vond ik het ergste. Mijn handen. Overal op het werk gebeurde het en ik vreesde zo hard dat mensen het zouden opmerken. 

Ik was zo bang dat ze mijn angst zouden zien.

Maar voor elk symptoom is er een middeltje toch?
Dat dacht mijn dokter ook. Ze schreef beta-blokkers voor.
Op het eerste zicht een wondermiddel.
Ik kon alles aan.
Een volle zaal met 30 oude mannen toespreken, een glaasje champagne drinken met een CEO van een groot bedrijf, onderhandelen met tegenstrevers, een pleidooi, noem maar op.
Het leek ineens allemaal weer binnen handbereik.
Maar zonder dat pilletje kon ik niets, was ik weer dat bevende en bange meisje.

Na een jaar wilde ik het afbouwen, want het ging mis.
Ik nam ze niet enkel nog voor mijn werk, maar ook in mijn privé.
Elke keer als de aandacht op mij gericht was of ik aan het woord moest komen, begonnen mijn handen te trillen. 

Zelfs tijdens etentjes of koffiepauzes.

De schaamte die ik voelde was overweldigend. Ik zocht hulp bij verschillende coaches, maar niemand kon mij verder helpen.
Ik ging naar artsen omdat ik begon te geloven dat er lichamelijk iets aan de hand zou zijn, 

maar op papier bleek ik kerngezond. Hoe dan?
Ik begon mezelf te isoleren, twijfelde aan mezelf en kon de paniekaanvallen nog steeds niet verklaren.
De sociale angst nam mijn leven over.

Die extreem bevende handen… ik was lang op zoek naar de oorzaak.
Ik realiseerde me dat ik dat in mijn studententijd ook al enkele keren had meegemaakt en me er zo hard voor schaamde dat ik mijn handen verstopte.
Een presentatie voor een volle aula, een pleitoefening, een speech, ik deed het allemaal. 

De bevende handen hielden mij destijds niet tegen. Ik kon ze makkelijk verstoppen.
20 minuten intense stress, even alles geven en dan is het voorbij.
Even doorzetten, hoe vreselijk het ook is, het hoort erbij.
En ik was er oprecht succesvol in. Niemand merkte mijn stress op omdat ik de bevende handen wist te verbergen.

Ik begon langzamerhand te beseffen dat een onderdeel van mijn sociale angst spreekangst is.
Ik ging nogmaals, na verschillende pogingen, op zoek naar “een genezing”.
Ik kwam online In Balance tegen, wel helemaal in Gent,
maar ik had er alles voor over om dit te overwinnen.

Na ongeveer zes maanden in het traject bij Johanna, kan ik zeggen dat ik al zoveel overwonnen heb.
Ik heb mijn sociale leven terug opgepakt, ik ben nog steeds advocaat in hetzelfde kantoor en ik doe dingen waarvan ik een jaar geleden dacht dat ze voor mij onbereikbaar waren. 

Samen met Johanna heb ik:
- de onbewuste denkprocessen die mijn paniek veroorzaakten, ontdekt en getransformeerd, zodat ik de paniek niet langer oproep;
- mijn spreekangst omgezet in spreekdurf;
- leren presenteren voor een groep;
- mijn grenzen leren aangeven op het werk;
- mijn communicatievaardigheden sterk verbeterd;
- en nog zoveel meer.

Stap voor stap herwon ik mijn zelfvertrouwen en begon ik te zien wat anderen altijd al zagen: een jonge, succesvolle vrouw met de wereld aan haar voeten.

Oh ja en die handjes? die blijven (bijna altijd) rustig en als ze me toch eens komen opzoeken, weet ik ze snel weer tot rust te brengen.

Cien -juriste