Algemene voorwaarden

In Balance BV

Algemene Voorwaarden B2B

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten aangegaan en diensten geleverd door In Balance, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met zetel te Koning Albertlaan 72, 9000 Gent, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0877.495.751 (BTW BE0877.495.751).

Deze algemene voorwaarden hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de Klant (zoals hierna gedefinieerd). Afwijkingen en/of aanvullingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts bindend voor zover deze door de Dienstverlener schriftelijk werden aanvaard. De Klant erkent uitdrukkelijk deze algemene voorwaarden gelezen te hebben en deze integraal en zonder voorbehoud te hebben aanvaard.

Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar op de website van de Dienstverlener: https://www.inbalance.be/algemene-voorwaarden.

1. Definities

In deze algemene voorwaarden hebben de volgende begrippen met een hoofdletter de volgende betekenis:                           

“Aanbod” betekent het volledige aanbod van de Dienstverlener zoals vermeld op haar website of sociale media, in e-mailverkeer of anderszins.

“Diensten” betekent alle diensten geleverd door de Dienstverlener aan de Klant, zoals het geven van advies (coaching) en/of opleidingen op maat, in-house, openbaar of bij de Dienstverlener, in teamverband of individueel, zoals blijkt uit de offerte en de Overeenkomst.

“Dienstverlener” betekent In Balance BV, zoals hierboven geïdentificeerd.

“Klant” betekent iedere ondernemer of overheidsinstantie die Diensten afneemt van de Dienstverlener in het kader van zijn of haar professionele activiteit, en dus met uitsluiting van consumenten of particulieren.

“Opdracht” betekent een verzoek van de Klant tot het leveren van specifieke Diensten, zoals blijkt uit de offerte of de Overeenkomst.

“Overeenkomst” betekent de overeenkomst gesloten tussen de Klant en de Dienstverlener voor de levering van Diensten.

2. Aanbod - Aanvaarding

1. 1. Het Aanbod van de Dienstverlener staat vermeld op haar website of sociale media, in e-mailverkeer of anderszins. De prijzen worden uitgedrukt in EUR en zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
2. 2. De Dienstverlener heeft steeds het recht om het Aanbod, de prijzen en/of de voorwaarden te wijzigen.
3. 3. De offertes van de Dienstverlener zijn vrijblijvend en hebben een geldigheidsduur van 30 dagen na het verzenden ervan, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
4. 4. De Dienstverlener is slechts gehouden door een offerte indien de Klant deze schriftelijk en binnen de geldigheidsduur zonder voorbehoud heeft aanvaard. De Overeenkomst komt tot stand na de aanvaarding van het Aanbod.
5. 5. Er is tevens een Overeenkomst wanneer de Klant aan de Dienstverlener schriftelijk een opdracht heeft verstrekt voor het leveren van Diensten. Dat kan in de vorm zijn van een getekende offerte, een brief, e-mail, contract, ingevuld inschrijvings- of aanmeldingsformulier of zelfs mondeling, indien dit naderhand schriftelijk wordt bevestigd door de Dienstverlener.
6. 6. De Klant is geen consument in de zin van artikel I. 1, 2° van het Wetboek Economisch Recht en heeft dan ook geen herroepingsrecht.

3. Diensten

De Dienstverlener biedt verschillende Diensten aan, waaronder:

1. 1. In-house opleiding/coaching

De Dienstverlener stelt een op maat gemaakt programma op, dat beantwoordt aan de noden van de Klant. De in-house opleiding/coaching kan een halve dag duren, een volledige dag, of verspreid worden over meerdere dagen.

1. 2. Individuele opleiding/coaching

De Dienstverlener werkt een individueel programma uit, dat doorgaat bij de Dienstverlener of bij de Klant zelf.

1. 3. Open opleiding/coaching

De open opleiding/coaching vindt plaats bij de Dienstverlener of een locatie naar haar keuze, en gaat door op vooraf vastgelegde data.

4. Rechten - Verplichtingen

1. 1. De Dienstverlener verbindt zich ertoe om de overeengekomen Diensten te leveren volgens de hoogste normen van vakmanschap en zorgvuldigheid die de Klant van de Dienstverlener kan en mag verwachten op het moment dat de Overeenkomst tot stand komt. De Overeenkomst tussen de Dienstverlener en de Klant is een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

1. 2. De Dienstverlener heeft het recht om derden in te schakelen in het kader van de Opdracht. De Dienstverlener verbindt zich ertoe om deze derden te selecteren met de hoogst mogelijke zorg en met oog op kwaliteit.

1. 3. De Klant verbindt zich ertoe om zich voor te bereiden op de Opdracht en alle opgevraagde documenten, waaronder presentaties, inzichten, profielen, relevante bedrijfsinformatie, onderliggende problemen en deelnemersinformatie, te bezorgen aan de Dienstverlener uiterlijk vier weken voor aanvang van de Opdracht.

1. 4. Alle veranderingen of aanpassingen aan de inhoud van de Opdracht dienen uiterlijk vier weken voor aanvang van de Opdracht aan de Dienstverlener te worden gecommuniceerd.

1. 5. De Klant zal, indien van toepassing, instaan voor een locatie die passend is voor de dienstverlening door de Dienstverlener. Deze locatie zal:
   • gemakkelijk te bereiken zijn met het openbaar vervoer;
   • voldoende ruim en belicht zijn zodat deelnemers praktische oefeningen kunnen doen; en
   • uitgerust zijn met alle technische aspecten, zoals beeld, geluid en video en, indien nodig, de mogelijkheid om beroep te doen op een technische dienst. 

1. 6. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor vertragingen of storingen door technische moeilijkheden bij de uitvoering van de Diensten in het kader van de Opdracht.

5. Facturatie - Betaling

1. 1. De vergoeding wordt vastgesteld in de offerte. Wanneer na aanvaarding van de offerte de Klant wijzigingen wenst aan te brengen aan de Opdracht, zullen deze bijkomend in regie worden uitgevoerd aan het op dat moment geldend uurtarief, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

1. 2. De vergoeding zal volledig gefactureerd worden aan de Klant bij aanvaarding van de offerte en dus de totstandkoming van de Overeenkomst. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zal de factuur als volgt worden betaald door de Klant:

• 20% van de vergoeding zal betaalbaar zijn bij de aanvaarding van de offerte;
• 50% van de vergoeding zal betaalbaar zijn uiterlijk zes weken voor aanvang van de Opdracht; en
• 30% van de vergoeding zal betaalbaar zijn uiterlijk één week na afloop van de Opdracht.

1. 3. In afwijking op Artikel 5.2, zal de factuur integraal betaald worden door de Klant bij aanvaarding van de offerte, indien de Overeenkomst tot stand komt minder dan drie weken voor aanvang van de Opdracht.

1. 4. De Klant zal de facturen steeds rechtstreeks betalen aan de Dienstverlener, en nooit aan derden waarop de Dienstverlener sporadisch beroep zou doen voor de uitvoering van de Diensten, overeenkomstig Artikel 4.2. Indien de Klant toch aan een derde zou betalen, heeft de Dienstverlener recht op een forfaitaire schadevergoeding van tweemaal het totaalbedrag van de Diensten die reeds werden gefactureerd aan de Klant, onverminderd het recht van de Dienstverlener om de Overeenkomst buitengerechtelijk te ontbinden overeenkomstig Artikel 5.8(c).
2. 5. Alle facturen zijn contant betaalbaar op de respectievelijke vervaldag zoals vermeld op de factuur of in de offerte of Overeenkomst.

1. 6. Elke factuur wordt geacht te zijn ontvangen uiterlijk drie kalenderdagen na de factuurdatum. Elke factuur wordt verzonden naar het (e-mail)adres zoals medegedeeld door de Klant.

1. 7. Elke factuur van de Dienstverlener is door de Klant definitief aanvaard indien deze niet binnen de tien dagen na de factuurdatum schriftelijk en aangetekend door de Klant werd betwist. De Klant zal steeds de datum en het nummer van de factuur vermelden in zijn aangetekende brief. De Klant zal tevens een kopie van de aangetekend brief bezorgen aan de Dienstverlener via e-mail op jo@inbalance.be.

1. 8. Bij laattijdige of niet-betaling van de factuur op de vervaldag behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, (a) een interest van 8% per jaar op het factuurbedrag aan te rekenen, evenals een forfaitair schadebeding van 10% op het factuurbedrag, met een minimum van 50 EUR (naast de verschuldigde verwijlinteresten en invorderbare gerechts- en procedurekosten, waaronder de rechtsplegingsvergoeding); (b) verdere Diensten op te schorten totdat de Klant de vervallen factuur heeft betaald; en/of (c) de Overeenkomst buitengerechtelijk te ontbinden. In dit laatste geval zal de Dienstverlener de Klant aangetekend in gebreke stellen. Bij gebreke aan betaling door de Klant binnen een termijn van 14 dagen na de ingebrekestelling, zal de Dienstverlener de Klant opnieuw aangetekend verwittigen dat zij de Overeenkomst tussen de partijen als buitengerechtelijk ontbonden acht, met voorbehoud voor de inning van de openstaande bedragen.

1. 9. De Dienstverlener behoudt zich tevens het recht voor om de Overeenkomst van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling als ontbonden te beschouwen in geval van faillissement of kennelijk onvermogen van de Klant, alsook bij om het even welke wijziging aan de juridische toestand van de Klant.
2. Annuleren - Wijzigen - Verplaatsen
3. 1. Een officiële annulering door de Klant gebeurt steeds via e-mail naar jo@inbalance.be.
4. 2. Annulering en wijzigingen door de Klant

1. 1. 1. In-house opleiding/coaching

Indien de Klant de Opdracht annuleert, gelden de volgende bepalingen:

• indien de Klant meer dan drie maanden voor aanvang van de Opdracht de Opdracht annuleert, dient hij een forfaitaire vergoeding te betalen van EUR 500 voor de administratieve kosten;
• indien de Klant meer dan twee maanden voor aanvang van de Opdracht de Opdracht annuleert, dient hij 50% van de totale vergoeding te betalen; en
• indien de Klant minder dan twee maanden voor aanvang van Opdracht de Opdracht annuleert, dient hij 100% van de totale vergoeding te betalen.

Indien de Klant de Opdracht wijzigt in het nadeel van de Dienstverlener, gelden de volgende bepalingen:

• indien de Klant meer dan drie maanden voor aanvang van de Opdracht de Opdracht wijzigt, dient hij een forfaitaire vergoeding te betalen van EUR 100 voor de administratieve kosten;
• indien de Klant twee maanden voor aanvang van de Opdracht de Opdracht wijzigt, dient hij een forfaitaire vergoeding te betalen van EUR 200 voor de administratieve kosten; en
• indien de Klant minder dan twee maanden voor aanvang van de Opdracht de Opdracht wijzigt, dient hij een forfaitaire vergoeding te betalen van EUR 300 voor de administratieve kosten;

Indien de Klant de Opdracht substantieel wijzigt in het nadeel van de Dienstverlener, zal dergelijke wijziging worden beschouwd als een annulering van de Opdracht in de zin van Artikel 6.2.1.

1. 1. 2. Individuele opleiding/coaching

Indien de Klant een sessie van de Opdracht annuleert, om welke reden ook, in voorkomend geval minder dan zeven werkdagen voor aanvang van dergelijke sessie, zal de Dienstverlener het volledige honorarium aanrekenen, onverminderd het recht van de Dienstverlener om een forfaitaire vergoeding aan te rekenen van EUR 25 voor de administratieve kosten.

1. 1. 3. Open opleiding/coaching

Indien de open opleiding/coaching deel uitmaakt van een bredere Opdracht, en de Klant annuleert of neemt niet deel aan dit onderdeel van de Opdracht, dan moet de Klant, indien hij dat onderdeel op een later tijdstip wenst te volgen, in onderleg overleg met de Dienstverlener betalende individuele opleiding/coaching sessies volgen, alvorens opnieuw te kunnen deelnemen aan dit onderdeel van de Opdracht.

Indien de open opleiding geen deel uitmaakt van een bredere Opdracht, maar de Opdracht zelf is, en de Klant annuleert deze of neemt daaraan niet deel, gelden de volgende bepalingen:

• indien de Klant meer dan twee maanden voor aanvang van de Opdracht de Opdracht annuleert, dient hij 50% van de totale vergoeding te betalen; en
• indien de Klant minder dan twee maanden voor aanvang van de Opdracht de Opdracht annuleert, dient hij 100% van de totale vergoeding te betalen.

De Klant kan zich evenwel laten vervangen door een andere deelnemer, mits deze voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden.

Er is in geen geval terugbetaling van de vergoeding mogelijk.

Indien de Klant (dit onderdeel van) de Opdracht eenzijdig wijzigt of verplaatst minder dan zes weken voor aanvang van (dit onderdeel van) de Opdracht, dient de Klant aan de Dienstverlener een forfaitaire schadevergoeding te betalen gelijk aan 50% van het factuurbedrag.

1. 3. Annulering en wijzigingen door de Dienstverlener

De Dienstverlener kan de Opdracht annuleren. De vergoeding wordt in dat geval terugbetaald.

De Dienstverlener kan de Opdracht ook eenzijdige wijzigen of verplaatsen, bijvoorbeeld omdat er onvoldoende deelnemers zijn. De vergoeding wordt in dat geval niet terugbetaald

7. Geheimhouding
8. 1. De partijen zijn gebonden door een geheimhoudingsverplichting, wat inhoudt dat zij geen vertrouwelijke informatie van elkaar mogen meedelen, verspreiden, gebruiken, overdragen of bekendmaken aan derden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de (scope van de) Opdracht, de prijszetting, de voorwaarden en modaliteiten van de offerte, het klantenbestand, de intellectuele eigendom, etc., tenzij:

• de informatie publiek beschikbaar is zonder toedoen of nalatigheid van een partij;
• de partijen verplicht zijn de informatie mee te delen op grond van een bindend vonnis of arrest of gerechtelijk bevel;
• de partijen verplicht zijn de informatie mee te delen op grond van enige wettelijke, decretale of reglementaire of andere bindende bepaling van overheidswege; of
• met de uitdrukkelijke toestemming van de andere partij.

1. 2. Deze geheimhoudingsverplichting geldt vanaf de offerte, voor de volledige duur van de Overeenkomst, en voor een periode van twee jaar nadien.

1. 3. De partijen erkennen het belang van deze verplichting. Een schending van deze verplichting geldt als een materiële inbreuk van een partij op de Overeenkomst, in welk geval deze partij aan de andere partij een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd is van EUR 15.000, onverminderd het recht van de niet-inbreukplegende partij om een hogere schadevergoeding te eisen, indien zij haar schade kan bewijzen.

8. Overige bepalingen
9. 1. Aanpassing

De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om tijdens een traject bepaalde fysieke sessies te vervangen door gelijkwaardige online sessies, met de nodige ondersteuning en begeleiding. Dit geeft geen recht op uitschrijving of schadevergoeding in hoofde van de Klant.

1. 2. Beeldmateriaal

In het kader van de Opdracht kan de Dienstverlener beeldmateriaal maken voor promotie- of opleidingsdoeleinden. De Klant geeft hierbij uitdrukkelijk toestemming aan de Dienstverlener om dergelijke opnames te maken. De Klant verbindt zich er tevens toe om dergelijke toestemming te verkrijgen van zijn deelnemers aan de Opdracht. Mocht die toestemming voor één of meerdere deelnemers niet bekomen kunnen worden, zal de Klant dit onverwijld melden aan de Dienstverlener.

1. 3. Intellectuele Eigendom
2. 1. 1. Het opleidingsmateriaal van de Dienstverlener, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, cursussen en/of beeld-/audiomateriaal, zijn auteursrechtelijk beschermd. Het mag uitsluitend gebruikt worden in het kader van de Opdracht.

1. 1. 2. Het opleidingsmateriaal mag niet worden opgenomen (audio en/of visueel), doorgegeven, gedeeld, verspreid en/of openbaar gemaakt, in welke vorm ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener.

1. 1. 3. De Klant aanvaardt dat de intellectuele eigendomsrechten op het opleidingsmateriaal niet zullen worden overgedragen. Voor zover hierop intellectuele eigendomsrechten rusten, zal de Klant wel een niet-exclusief gebruiksrecht krijgen.
2. 4. Aansprakelijkheid

1. 1. 1. De Dienstverlener kan enkel aansprakelijk gesteld worden ten opzichte van de Klant voor de bewezen en werkelijk geleden directe schade die voortvloeit uit de Overeenkomst en die aan haar te wijten is. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor gevolgschade, zoals de bedrijfsschade of andere indirecte schade, waaronder begrepen gederfde winst en gemiste besparingen.

1. 1. 2. De eventuele schadevergoeding zal in geen geval groter zijn dan het totaalbedrag van de Diensten die werden gefactureerd aan de Klant.
2. 5. Overmacht
3. 1. 1. Een tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst kan niet aan partijen worden toegerekend indien er sprake is van overmacht. Er is dan ook geen recht op schadevergoeding.

1. 1. 2. Indien een partij door overmacht meer dan 60 dagen in de onmogelijkheid verkeert om zijn of haar verplichtingen op grond van de Overeenkomst na te komen, heeft de andere partij het recht om de Overeenkomst bij aangetekend schrijven en met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst te beëindigen.

1. 1. 3. Onder overmacht vallen alle onvoorziene en onvermijdbare omstandigheden waardoor partijen tijdelijk of blijvend in de onmogelijkheid verkeren om hun verplichtingen na te komen, zoals langdurige ziekte, natuurrampen, stakingen, blokkades, opstanden, epidemieën/pandemieën, weersomstandigheden, brand of explosies.

1. 6. Verwerking van persoonsgegevens
2. 1. 1. Het is mogelijk dat de Dienstverlener websites, promotiefilms, brochures of ander materiaal maakt voor commerciële doeleinden, waarin persoonsgegevens van de Klant en/of zijn deelnemers worden verwerkt.

1. 1. 2. De Dienstverlener verbindt zich ertoe om de persoonsgegevens die haar ter beschikking gesteld werden door de Klant enkel te gebruiken in overeenstemming met de instructies van de Klant en volgens deze algemene voorwaarden en de GDPR-wetgeving.

1. 1. 3. De Dienstverlener verbindt zich er tevens toe om de gegevens die haar werden verstrekt door de Klant en/of de deelnemers in het kader van de Opdracht, vertrouwelijk te behandelen en niet mede te delen aan de deelnemers resp. de Klant, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

1. 7. Algemeen

Indien de Dienstverlener nalaat een bepaald recht opgenomen in deze algemene voorwaarden uit te oefenen, zal dit geen enkele impact hebben op haar recht om deze voorwaarde in een later stadium uit te oefenen ten aanzien van de Klant. De nietigverklaring van een clausule of een deel van een clausule van deze algemene voorwaarden, heeft geen invloed op de andere clausules of delen van clausules. Het nietig verklaarde deel moet indien mogelijk worden vervangen door een rechtsgeldig en economisch gelijkwaardig beding.

9. Toepasselijk Recht - Jurisdictie

De Overeenkomst tussen de Dienstverlener en de Klant is onderworpen aan het Belgisch recht. Alle geschillen die voortvloeien uit de Overeenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank van het arrondissement Gent.

Voor vragen, klachten of opmerkingen over deze algemene voorwaarden of onze producten of diensten kan u terecht op jo@inbalance.be.